Rabu, April 20, 2011

Laporan


"Laporan" sering sekali kita membuat laporan mulai dari laporan praktikum, laporan keuangan hingga laporan pertanggungjawaban. Namun kita sendiri belum tentu mengetahui apa laporan itu sebenarnya.Pada Postingan saya kali ini saya akan membahasa tentang "Laporan".

Pengertian Laporan

  • Menurut FX Soedjadi, pengertian laporan adalah uatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka.
  • Siswanto (1982 : 62) memberikan batasan tentang laporan (report) yaitu sebagai informasi tertulis yang dimaksudkan sebagai pertanggungjawaban atas sesuatu penugasan. Laporan juga dapat dikatakan sebagai sesuatu macam dokumen yang disampaikan atau menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki, dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran atau tindakan yang akan diambil (Keraf, 1993 : 284).
Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa Laporan adalah pemaparan atau penyampaian dan penyajian hasil kegiatan baik secara lisan maupun tertulis atau dokumen berupa fakta-fakta yang dimanfaatkan guna mengambil sebuah keputusan atau tindak lanjut bagi seseorang atau lembaga atau instansi tertentu.

Macam - Macam Laporan

Ada berbagai macam laporan dilihat dari berbagai aspek antara lain :

.      Ditinjau dari maksud pelaporan, terdapat :

a.       Laporan informative
Yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.

b.       Laporan rekomendasi
Yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.

c.       Laporan analitis
Yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.

d.      Laporan Pertanggungjawaban
Di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).

e.       Laporan Kelayakan (feasibility report)
Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

2.      Ditinjau dari bentuk laporan, terdapat :

a.       Laporan berbentuk memo.
Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.

b.      Laporan berbentuk surat
Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.

c.       Laporan berbentuk naskah
Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar

d.      Laporan berbentuk campuran
Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.

3.      Ditinjau dari isinya, dapat dibedakan :

a.       Laporan kegiatan, misalnya pelaksanaan perkemahan, pelaksanaan ujian SKU, SKK, Pramuka Garuda.

b.      Laporan perjalanan, misalnya laporan wisata, pengembaraan, penjelejahan dan sebagainya.

c.       Laporan keuangan, menyangkut masalah penerimaan dan penggunaan uang.

4.      Ditinjau dari bahasa yang digunakan, terdapat :

a.       Laporan yang ditulis secara populer, yang menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang diselingi dengan kalimat humor / lucu.

b.      Laporan yang ditulis secara ilmiah, sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi padat dan sistimatis serta logis.

5.      Ditinjau dari cara penyampaian, terdapat :

a.       Laporan lisan, disampaikan secara lisan, biasanya dilakukan hal-hal yang perlu segera disampaikan laporan lisan dapat dengan tatap muka, lewat telepon, wawancara dan sebagainya.

b.      Laporan tertulis, disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan.

6.      Ditinjau dari waktu penyampaian, terdapat :

a.       Laporan Insidental
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.

b.      Laporan Periodik
Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.


Fungsi Laporan 

Laporan disampaikan dari orang yang memiliki kedudukan bawah kepada atasannya dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas / perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanaya.

Secara umum fungsi laporan antara lain :

1. Fungsi Informatif
Laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya

2. Fungsi Pertanggung jawaban
Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.

3. Fungsi Pengawasan
Dengan membaca laporan, seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.

4. Fungsi Pengambilan Keputusan
Laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri.


Sistematika Laporan 

Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1.      Pendahuluan.
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
a.       Latar belakang kegiatan.
b.      Dasar hukum kegiatan.
c.       Apa maksud dan tujuan kegiatan.
d.      Ruang lingkup isi laporan.
2.      Isi Laporan.
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
a.       Jenis kegiatan.
b.      Tempat dan waktu kegiatan.
c.       Petugas kegiatan.
d.      Persiapan dan rencana kegiatan.
e.       Peserta kegiatan.
f.       Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
g.      Kesulitan dan hambatan.
h.      Hasil kegiatan.
i.        Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
3.      Penutup.
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
Laporan diusahakan agar :
a.       Singkat dan padat.
b.      Runtut atau sistimatis.
c.       Mudah dipahami isinya.
d.      Isinya lengkap.
e.       Menarik penyajiannya.
f.       Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya.
g.      Tepat pada waktunya.
Lain – lain.
a.       Dalam laporan dapat dilampirkan : photo-photo kegiatan, tanda bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya ( copy ).
b.      Untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal yang pernah diajukan.
c.       Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/ lembaga yang terkait. ( Mabi, Kwartir, Sponsor dll ).


sumber : 




Tidak ada komentar:

Poskan Komentar